Tất cả hoạt động của sự kiện thông thường được xây dựng và duyệt trước với 1 bản kế hoạch, bản kế hoạch chi tiết thì sự kiện càng đặc sắc.Thực tế đã chỉ ra rằng 70% thành công đến từ sự chuẩn bị trước,điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện.Các kiến thức trong bài này sẽ giúp sự kiện thành công tốt đẹp hơn.
1.Phân loại và xác định mục đích sự kiện
Các hạng mục trong bản kế hoạch luôn dựa trên tính chất của sự kiện, loại sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức, khi xác định đúng yếu tố này bạn sẽ tiết kiệm thời gian đồng thời nâng tính chính xác của nó.Tại sao sự kiện này được tổ chức?Cần đạt được những gì? Bạn phải giải quyết điều này, đây còn được coi là mục đích và mục tiêu của sự kiện.
>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện công ty – Chọn địa điểm tổ chức uy tín
2.Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?
Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Nhân sự hay còn gọi là đối tượng tham gia, thông thường họ sẽ là những người đảm nhận các phần điều hành buổi lễ hay mang các tiết mục giải trí tới sự kiện.Việc nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ làm các hoạt động phục vụ tại sự kiện có chất lượng tốt hơn, nên mời khách bằng cách gửi thư mời trước sau đó xác nhận lại xem những ai có thể tham dự, thời gian tốt nhất trong khoảng 2 tuần trước sự kiện diễn ra.
3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?
Doanh nghiệp hay các tổ chức luôn chú trọng đến việc xây dựng ý nghĩa hay còn gọi là thông điệp của sự kiện, bởi nó không chỉ có sức lan tỏa trong cộng đồng mà nó còn là một món đòn truyền thông vô cùng hiệu quả.Nên kết hợp sự kiện với những ngày đặc biệt để sự kiện ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đối với khách hàng.
>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện khánh thành – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?
4.Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm và thời gian nên được ấn định và chọn kỹ lượng, đây cũng là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến mức độ truyền tải thông điệp cũng như mức độ hiệu quả của sự kiện.Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.
5.Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?
Để hướng đến đúng các đối tượng khách hàng cũng như đạt hiệu quả cao của tổ chức sự kiện, chúng ta nên bắt đầu xây dựng tổng quan một chương trình sự kiện, với các mục, các phần được tạo dựa trên các dữ liệu đã tìm hiểu.Một số hoạt động cần chuẩn bị như thiết kế chương trình, lập ban điều hành chương trình, viết thoại MC,..
6. Vấn đề truyền thông cho sự kiện
Các sự kiện luôn cần 1 kế hoạch truyền thông cụ thể, nếu biết sử dụng đúng cách nó sẽ mang lại tác động lợi ích to lớn góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện.Tùy vào loại sự kiện và ý nghĩa cần truyền tải mà các phương tiện truyền thông cần sử dụng cũng khác nhau, tuy nhiên doanh nghiệp hoặc các nhà tổ chức cần quyết định 1 kế hoạch truyền thông phù hợp để tránh những tổn thất về mặt chi phí.
7.Dự trù ngân sách cho sự kiện.
Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Hy vọng với những kinh nghiệm đã chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tạo dựng các bản kế hoạch, chúc bạn thành công hơn trong tương lai.
>>> Tìm hiểu: lễ khởi công công trình – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường
